Implementar uma política de viagens ajuda a controlar custos e aumentar a produtividade

Segundo a Consultia Business Travel, empresa especializada na gestão integrada e no aconselhamento das viagens empresariais, ter uma política de compras bem concebida pode ajudar as empresas a poupar entre cinco e 15% do seu orçamento de viagens.

A implementação de uma política de viagens eficaz e bem concebida pode ajudar as organizações a gerir os custos, a aumentar a eficiência e a garantir a transparência e a responsabilidade nas despesas dos colaboradores. Quem o afirma é a Consultia Business Travel, empresa especializada na gestão integrada e no aconselhamento das viagens empresariais.

De acordo com a empresa, a principal vantagem de dispor de um software de gestão alinhado com a política de viagens empresariais reside na poupança financeira que proporciona. Assim, se essas políticas de compras forem bem implementadas, através de um sistema de compras especializado, “as empresas podem poupar entre cinco e 15% do seu orçamento de viagens”. E a Consultia Business Travel exemplifica: “uma empresa com um volume de viagens de 300.000 viagens pode beneficiar de uma poupança de até 45.000 € por ano”.

Segundo a mesma empresa especializada, “ter uma política de viagens bem implementada e que acompanhe o contexto atual e as características e critérios organizacionais da empresa, é essencial dispor de ferramentas tecnológicas que ajudem a empresa não só a digitalizar, facilitar e automatizar todo este processo, mas também a atingir os seus objetivos”.

Segundo a Consultia, os passos fundamentais para criar uma política de viagens eficaz passam pela “monitorização do cumprimento das politicas de compras para garantir a conformidade com as diretrizes acordadas, bem como com os valores da empresa”; tomar “decisões em tempo”, analisando desvios e fazendo as devidas correções; centralizar e integrar os dados económicos para acompanhar as despesas ao pormenor; implementar sistemas de monitorização e aprovação “digitalizados e automatizados; e ainda personalizar as políticas por departamento da empresa ou utilizador “tendo em conta as preferências pessoais”.

Isto porque, segundo a Consultia “ao adaptar a política de viagens empresariais às necessidades e preferências individuais dos viajantes de negócios, estes têm a oportunidade de ter uma experiência de viagem muito mais confortável e agradável, o que tem um impacto direto no seu nível de produtividade e na medida em que atingem os seus objetivos”, ao mesmo tempo que contribui para a atração e retenção de talentos.

Além disso, acrescenta a Consultia Business Travel, “as políticas de viagens de nova geração permitem a inclusão de práticas sustentáveis e amigas do ambiente, permitindo às empresas demonstrar o seu empenho numa responsabilidade empresarial consciente do ambiente”.